Dijitalleşme birçok sektördeki hakimiyetini gün geçtikçe artırırken, eğitimde de kendini esnek ve çevrimiçi modellerle gösterdi. Öğrencilerin yalnızca ders sırasında değil, konakladığı ortamlarda da aynı verimi almasını hedefleyen yurtlar ise akıllı yönetim sistemlerini benimsemeye başladı. Geleneksel yurt yönetim işleyişlerini geride bırakan yurtlar, kişiselleştirilmiş otomasyonlarla öğrencilerin kampüs hayatını kolaylaştırırken, kendi operasyonel süreçlerinde de verimlilik ve kâr elde ediyor. Bulut tabanlı çalışan yurt yönetim yazılımı Livinsoft, hem ülkemizde hem de globaldeki hizmetleriyle tüm yurt çalışanlarının iş süreçlerini dijitalleştirerek akıllı hale getirmesine yardımcı oluyor.
'Öğrenci yurtları için yazılım geliştirdiler'
Yazılımlarını geliştirirken öğrenci yurtlarının nasıl daha iyi ve daha verimli yönetilebileceğine odaklandıklarını belirten Livinsoft Genel Müdürü Şansal İlgün konuya dair şu açıklamada bulundu:
“MV Holding’e bağlı şirketlerimizden Residorm, 2013’ten bu yana 3 ayrı üniversitede toplam 4 bin yatağı işleterek faaliyet gösterirken, yurt yönetiminin tüm iş süreçlerine dokunan, teknolojik imkanları üst düzeyde kullanıp verimliliği artırabilecek bir işletme yazılımı bulamıyorduk. Yurt içi örnekler çok yetersiz kalırken, yurt dışı yazılımlar da hem çok pahalı hem de dil desteği olmadığı için uygulanması çok zordu. Biz de kollarımızı sıvadık ve 2 yılımızı bu işe vererek yurt işletmecilerinin ve öğrencilerinin ihtiyaçlarını karşılayabilecekleri bir ürün geliştirdik.”
'Kağıtsız yurt yönetimini yaygınlaştırıyor'
Halihazırda Türkiye’de 44 yurtta 20 bin yatağa hizmet verdiklerini ve 4 kıtada müşterileri bulunduğunu söyleyen Şansal İlgün, sözlerine şöyle devam etti:
“Yurt işletmecilerine online kayıt, ödeme, tesis yönetimi, anket oluşturma, tahsilat takibi, dijital imza, bildirim gönderme gibi birçok hizmet sunuyoruz. Bu sayede sektördeki önemli sorunları ortadan kaldırıyoruz. Kağıtsız yurt yönetimini yaygınlaştırarak sürdürülebilirliğe katkıda bulunuyor, yöneticilerin zaman ve işgücünden tasarruf etmelerini sağlayarak karlarını artırıyoruz. Öğrencilerin yurda gelmeden de kayıt yapabilmelerinin önünü açtık. İzin formu, dijital sözleşme ve duyurular gibi kağıda ihtiyaç duyulan birçok işlemi yazılım üzerinden gerçekleştirebilir hale getirerek hem israfın önüne geçtik, hem de öğrenci ve çalışanlar dahil tüm tarafların hayatlarını kolaylaştırdık. Hepsinin bir neticesi olarak da yurtların giderlerinde %10’u aşan oranlarda tasarruf elde ettik.”
'Birbirinden şikayetçi olanların sayısı %80 azaldı'
Livinsoft Genel Müdürü Şansal İlgün bulut tabanlı yazılımlarıyla çözdükleri problemlere ilişkin de bu bilgileri paylaştı:
“Ürünümüzü geliştirirken önceliğimiz öğrencilerin şikayetleri ve yurt yöneticileriyle arasındaki iletişim kopukluğunun ortadan kaldırılması oldu. Bu yüzden aynı odayı paylaşacak öğrencilerin seçilmesi için geliştirdiğimiz akıllı eşleştirme özelliğiyle birbirinden şikayet eden ve oda değiştirmek isteyen öğrenci sayısında %80'e varan azalma kaydettik. Bunun yanı sıra mobil uygulamamız ile yurtların öğrencilerine anlık olarak bildirim gönderebilmelerine, öğrencilerin de kargolarını takip edebilmelerine ve odalarında oluşabilecek herhangi bir arızada yurdu bilgilendirip geri bildirim alabilmelerine imkan verdik.”
'Yurtlardaki veri ve teknik konulara dayanan problemleri ortadan kaldırdılar'
Tecrübeli bir yazılım ekibiyle geliştirdikleri ürünleriyle yurtlardaki veriyle alakalı ve teknik konulara dayanan tüm problemleri ortadan kaldırdıklarını söyleyen Şansal İlgün, “Yurtlar artık yazılım içinde istediği kadar doküman oluşturabiliyor ve her türlü veriyi istenen şekilde filtreleyerek üst yönetim için çeşitli raporlar oluşturup dışarı aktarılabiliyor. Verilerini, her türlü muhasebe yazılımına, e-fatura, e-arşiv konusunda hizmet veren hizmet sağlayıcılarına veya ilgili başka bir yazılıma anlık olarak aktarabiliyor. Görsel, pratik ve kullanıcı dostu bir arayüze sahip yazılımımızla ihtiyaca göre muhasebe kodları ve tahsilat kanalları yaratabiliyor, tek adımda tahsilat makbuzu veya fatura oluşturulabiliyor ve bunların toplu basımını yapabiliyor” ifadelerini kullandı.
'Yurtlar yüksek doluluk oranı ile maksimum ciroya ulaşıyor'
Sunucu, lisans gibi yan ihtiyaçların giderek artan maliyetlerini ve bir çok yazılımda karşılaşılan “sınırlı kullanıcı sayısı” problemini de sonlandırdıklarının altını çizen Şansal İlgün, sözlerini şöyle sonlandırdı:
“Yurt yöneticileri hız problemi olmadan sınırsız kullanıcının yetkilerini istediği şekilde ve detayda tanımlayabiliyor. Personel yetkilerini yönetebiliyor, görev atamaları yapabiliyor ve operasyonel süreçleri takip edebiliyor. Bu sayede muhasebe, öğrenci işleri, resepsiyon bölümlerinde çok ciddi iş verimliliği sağlıyor. Gelen talebe göre anında tanımlanabilen oda tipleri ve fiyatları ile atıl boş kapasiteler ortadan kaldırılarak, maksimum dolulukla cirolarını artırıyor. Onlarca anlık raporu içerisinde barındıran Livinsoft’taki dijital sözleşme entegrasyonu ile de tüm sözleşme süreçlerini tek tıkla ve uzaktan tamamlayabiliyor. Hepsinin neticesinde yıllardır yapmış olduğumuz ölçümlerle yurtların karlılığında %20 civarında bir artış sağladık.”
Hibya Haber Ajansı